Автозаполнение документов Word Без Excel через текстовые поля 2021 2022

21 Ноябрь 2021

Метки: excel, office, word, документы, лайфхаки

Настраиваем подстановку текста из поля в документСтолкнулся с тем, что все инструкции связаны со сложной автоматизацией с использованием кучи каких-то файлов, экселя и его таблиц, связей документов и так далее. Всё можно сделать гораздо проще!

Автозаполнение документа или договора Word Без Excel – как это сделать?

Сколько же я намучался, забивая запросы типа “как сделать автозаполнение word без экселя” или “заполнение документа значением поля” или “word значение поля в текст автоматически“. На самом деле всё оказалось не так сложно, как я изначально предполагал.

Да, можно делать очень полезные связки документов, когда мы заполняем эксель, а потом у нас шаблон ворда из него берет информацию. Но объяснить какому-нибудь муниципальному сотруднику как это делать – задача практически невозможная.

Так вот, всё что нам потребуется – это Microsoft Word Документ. В нем мы создадим поля, настроим страницы и всё будет автоматически наполняться.

Инструкция как сделать автозаполнение документа Word из полей

Для примера возьму документ договора, где есть заказчик, исполнитель, дата документа и сумма договора, которые мы хотим подставлять из полей.

Пример документа с автозаполнением из полей делаю в microsoft office word 2019.

  1. Формат документа DOCM.
    Создаем новый документ и сохраняем его в формате docm (Документ Word с поддержкой макросов).
  2. Вкладка “Разработчик”.
    Файл – Параметры – Настроить ленту. В выпадающем списке выбираем “Основные команды”, затем выделяем ниже строчку “Разработчик”, и по середине жмем “Добавить”. Справа появляется “разработчик” с плюсиком, жмем Ок, и видим, что теперь вверху есть вкладка “Разработчик”.
    Вкладка "Разработчик". Файл - Параметры - Настроить ленту
  3. Делаем страницу с полями для ввода данных документа (договора).
    Кликаю в начале договора, жму вставка – разрыв страницы, и в итоге у меня пустая первая страница.
    На ней создаю табличку, это не обязательно, и начинаю там создавать поля. Делаем страницу с полями для ввода данных Делаем страницу с полями для ввода данных
  4. Создаём поля для ввода текста для автозаполнения документа.
    Кликаем в любое место документа, где нам нужно поле.
    Переходим во вкладку Разработчик. Вставляем не просто текстовое поле, а именно СТАРОЕ текстовое поле.
    То есть выбираем там уже иконку “Инструменты из предыдущих версий”, затем “Поле (элемент управления формы)”.
    И вставляем куда нам нужно.
    "Инструменты из предыдущих версий", затем "Поле (элемент управления формы)"
  5. Настраиваем поля Word для автозаполнения.
    Когда поле есть на странице, жмем по нему правой кнопкой и во всплывающем меню выбираем “Свойства” (поля).
    Настраиваем поля Word для автозаполнения
    Настраиваем обязательно следующие параметры поля:
    - Текст по-умолчанию: тут свой текст.
    - Закладка: на английском, уникальный идентификатор поля. Придумайте что-нибудь понятное, это нам пригодится далее.
    - Ставим галочки (чек-боксы) “разрешить изменения” и “вычислить при выходе”.
    В данном примере я создал текстовое поле, в котором будет Дата договора (по сути это любой текст). Мне главное, чтобы я в одном месте ввел данные, а в других местах документа текст из поля автоматически заполнился. И в данном случае это будет то, что я назвал датой.
  6. Настраиваем подстановку текста из поля в документ.
    ЕСТЬ ДВА СПОСОБА: ВРУЧНУЮ СОВСЕМ, И ЧЕРЕЗ СВОЙСТВА ПОЛЕЙ.
    Разберем первый способ: вставка текста из поля в документ через закладку ctrl+f9.
    Для этого выбираем место, где у нас должно подставиться значение поля. Мы помним, что в нашем случае уникальный идентификатор (название закладки) в примере: POLEDATE.
    В этом месте кликаем мышкой левой кнопкой (просто чтобы там курсор мигал), затем на клавиатуре нажимаем сочетание клавиш Ctrl+F9 (контрол плюс эф девять).
    Видим, что появились фигурные скобки с серым фоном, и мы можем внутри печатать.
    Настраиваем подстановку текста из поля в документ
    Печатаем внутри следующее: REF POLEDATE.
    Поясняю: внутри фигурных скобочек, должно быть три буквы заглавных REF, затем пробел, затем то как мы назвали закладку (идентификатор поля). В нашем случае это POLEDATE, а может быть что угодно.
    Больше ничего жать не нужно, можно убрать оттуда курсор.
    Вот как это выглядит в итоге:
    вставка текста из поля в документ через закладку ctrl+f9
    Второй способ: вставка значения поля из другого поля автоматически через закладку REF.
    Это практически тоже самое, только не нужно нажимать ничего на клавиатуре. По мне так, дольше, но вдруг вам там понятнее.
    Так же создаем поле, в этом примере возьму сумму договора. При создании поля (см. п. 5) я ввел название закладки поля (уникальный идентификатор) pole_stoimost.
    вставка значения поля из другого поля автоматически через закладку REF
    Только теперь, когда мы нажали в место документа, куда хотим подставить данные автоматически (курсор там мигает), мы вставляем поле.
    Выбираем вкладку “Вставка”, затем “Экспресс-блоки”, затем “Поле” (как на скриншоте ниже):
    "Вставка", затем "Экспресс-блоки", затем "Поле"
    Это поле нужно настроить так, чтобы в него подставлялось значение другого поля автоматически.
    При вставке поля из экспресс-блоков, или когда вы потом можете нажать правой кнопкой Свойства поля, настраиваем так.
    Слева выбираем тип поля “Ref”, и дальше выбираем название нашей закладки, т.е. идентификатор поля, откуда надо подставить текст. В нашем случае это pole_stoimost:
    Слева выбираем тип поля "Ref", и дальше выбираем название нашей закладки
    (вот кстати выше видно на скриншоте еще ошибку “Ошибка! Источник ссылки не найден.” – это происходит, когда вы ввели REF Несуществующая закладка, например. То есть не найдено поле (закладка) с тем идентификатором уникальным. И надо просто проверить свойства полей.).
    Короче, так или иначе, подытожу:
    - Создали поле через Разработчика.
    - У него в свойствах прописали уникальный идентификатор (название закладки).
    - Вставили через CTRL+F9 или экспресс блоки – поле (место) куда будет подстваляться текст из первого поля, указав такой же идентификатор.
  7. Автозаполнения документа значением из полей через F9 или печать документа.
    Ну.. тут уже все понятно должно быть – насоздавали полей сколько нужно, поставляли в места куда нужно.
    По-умолчанию, Word будет автозаполнять документ автоматически, если весь документ выделить (ctrl+a например) и нажать кнопку F9.
    Места с REF и полями преобразуются в то, что есть в оригинальном поле-закладке.
    Но есть трудность – сложно объяснить людям как это работает, что выделять и как обновлять эти поля.
    Я выбрал способ попроще – чтобы поля автоматически обновлялись при печати (печатать почти все умеют как).
    Лезем в настройки (файл – параметры), там выбираем “Экран” и отмечаем галочку “Обновлять поля перед печатью”.
    чтобы поля автоматически обновлялись при печати
    Теперь, каждый раз когда через Файл – Печать или Ctrl+P будет печататься документ – поля будут обновляться (текст автоматически подставляться), т.е. тоже самое что через выделение документа и нажатие F9.
  8. Наводим красоту: запрет редактирования, номера страниц.
    Ну и еще два момента. Во-первых, документы пронумерованы обычно. И основная проблема – что страница с полями тоже печатается, а в официальном документе её быть не должно.
    Соответственно, способа убрать страницу word из печати автоматически я не нашел. Поэтому, выкрутился по-другому.
    Через настройки колонтитула (несколько кликов по нижней части документа (или где там у вас номера страниц)), переходим в свойства, номера страниц, и там выбираем начать с “0″, с нуля короче.
    номера страниц, и там выбираем начать с "0", с нуля короче
    Таким образом, страница с полями становится как бы нулевой, и договор печатается как надо, первая страница договора остается первой.
    И второе, защита от редактирования, чтобы только вводили данные в поля.
    защита от редактирования, чтобы только вводили данные в поля
    Сделал просто – Рецензирование – Ограничить редактирование – Да, включить защиту, ну и пароль 1.
    Отключается так же, только не все видят – там внизу кнопка становится “отключить защиту”.

Считаю обязательным выложить для вас сам документ, который использовал в этой инструкции. Если сильно запутались, можете просто из него скопировать оригинальные поля (которые в таблице) которые заполняются, и поля которые принимают автоматически значения из других полей.

Скачать пример автоматическое заполнение Word из полейАвтозаполнение документов Word Без Excel через текстовые поля docm (пароль на отключение защиты: 1 (просто единичка)).

P.S. Почему формат docm? На самом деле потому, что если формат doc или docx – то не работает вкладка “разработчик” где поля (ну не вставляются они). При этом – само автозаполнение прекрасно работает. Совет – делайте всё в docm, а итоговый результат, уже с защитой от редактирования – сохраните в обычный формат doc/docx и отдавайте, всё там прекрасно работает и печатается.


 

Комментарии

Комментарии временно отключены. Сайт и информация на нем находятся в спящем режиме.


© 2006 - 2021, Александр Сергеев